Project Description
Necesito centralizar todas las políticas de la institución en una única biblioteca de documentos dentro de SharePoint. El punto de partida será la configuración de una nueva Document Library que organice la información por departamentos; el propio nombre del área debe quedar disponible como metadato y como vista predeterminada para que cada equipo acceda a su repositorio con un par de clics.
Funcionalidad imprescindible:
• Búsqueda avanzada que combine texto completo y filtros por metadatos, de modo que el personal localice cualquier política de forma inmediata.
• Versionado mayor-menor activado para mantener histórico y trazabilidad.
• Permisos de usuario gestionados por grupos de Active Directory: solo empleados internos podrán entrar; no debe quedar habilitado ningún enlace anónimo ni público.
• Control de vencimiento: al llegar la fecha de expiración, la política debe retirarse o enviarse a revisión automática mediante una política de retención o un flujo de Power Automate con notificación al responsable.
Entrego como resultado:
– Biblioteca configurada y probada en su entorno de SharePoint (Online o Server, según indiquen).
– Metadatos, vistas y refinadores de búsqueda listos para usar.
– Matriz de permisos documentada.
– Flujo o política de retención para el vencimiento funcionando.
– Guía rápida para administradores y usuarios finales.
Acepto la tarea cuando podamos comprobar juntos que:
1. Cualquier empleado encuentra una política por palabra clave o por departamento en menos de tres pasos.
2. Al subir una nueva versión, el historial se actualiza sin pérdida de datos.
3. Un usuario sin permiso recibe acceso denegado automáticamente.
4. Un documento caducado dispara la alerta o se traslada según lo definido.
Con estos entregables en mano podrán gestionar todas sus políticas de forma segura, ordenada y fácilmente localizable dentro de SharePoint.